Poslovna kultura

Poslovne komunikacijske vještine potrebne su za uspješnu karijeru u bilo kojem području: uspjeh u korporativnoj komunikaciji uvelike će ovisiti o vještinama svakodnevne komunikacije, ali postoji specifičnost u stručnom području. Poslovna kultura je način za interakciju s kolegama, šefovima, podređenima i partnerima, kao i određenim pravilima. Vrlo je važno izgraditi komunikaciju ovisno o situaciji, ciljevima i ciljevima, kao i biti u stanju brzo se prilagoditi promjenjivim situacijama.

Komunikativna kultura je širi pojam od skupa govornih činova. Sastoji se od mnogih komponenti. U kulturi poslovne komunikacije izgled je od velike važnosti: mora odgovarati sferi vaše djelatnosti i specifičnoj situaciji.

Za rad s klijentima obično postoji uniforma, za uredski rad, poslovno odijelo, ljudi kreativnih profesija oblače se na određeni način, a oni koji zauzimaju rukovodeće pozicije moraju naglasiti svoj status odjećom i priborom. Može se činiti da izgled nije izravno povezan s poslovnom komunikacijom. Međutim, to je prvi dojam koji određuje odnos sugovornika prema vama. Ako je taj dojam negativan, u dijalogu je potrebno potrošiti mnogo energije kako bi se rehabilitirala.

U komunikaciji je jednako važan i neverbalni jezik. Vaše poze, geste i ponašanja su vrlo važni sa stajališta psihologije. Pokušajte osigurati da izraz lica bude sasvim suzdržan. Gestikuliranje je vrlo važno, ali bi trebalo biti umjereno i ne previše intenzivno.

Ako ste konfigurirani za partnerski dijalog, bolje je odabrati otvorenu pozu. Možete se pokušati nenametljivo prilagoditi položaju sugovornika. Da ne bi bio opažen s agresijom, kontakt očima trebao bi potrajati samo nekoliko sekundi. Sjediti za pregovaračkim stolom nije izravno nasuprot sugovorniku, već malo u stranu.

Ono što kažete i kako kažete jednako je važno. Vrlo je važno imati pouzdane informacije, moći upravljati činjenicama i ispravno graditi sadržaj rasprave.

Važno je odabrati riječi, intonacije, položaje i geste za određenu situaciju, jer će u različitim slučajevima biti prikladna različita ponašanja. Kultura poslovne komunikacije, ovisno o situaciji i ciljevima, može se podijeliti u nekoliko tipova:

• Vrsta mentora podrazumijeva izgradnju, Ova opcija je tipična za proces obuke pripravnika, za obrazovne i znanstvene aktivnosti, za objašnjavanje individualnih trenutaka rada podređenima, kao i za timski rad s kolegama, ako ste stručnjak u području u kojem su lošije shvaćeni. Vrlo često se takva komunikacija gradi u obliku monologa, ali u modernoj poslovnoj komunikaciji dijalog se smatra poželjnijim: čak iu procesu učenja pokušajte uključiti sugovornike u raspravu i poslušati njihova gledišta.
• Motivacijski tip cilj je da se zainteresirana osoba uključi u projekt, uvjeri ga u izvedivost tog ili onog posla, pomogne zaposlenicima da vjeruju u sebe i osjećaju se sigurnijim u bilo kojem novom ili samo teškom poslu. Za uspjeh pokušajte izbjeći uobičajene fraze i klišeje.Najbolje od svega je postaviti osobni primjer, ispričati svoju priču i svojim riječima objasniti što vam se sviđa u određenom projektu.
• Tip konfrontacije komunikacijska kultura izaziva sugovornika da vam se protivi, ne slaže se s vašim stajalištem. Ova vrsta uključuje brojne tehnike koje se koriste u slučaju sukoba interesa. Najčešće je situacija konfrontacije tipična za pregovore, kao i za povećanje pažnje pri radu s pasivnom, inertnom publikom.
• Vrsta informacija većina neutralna - unutar svog okvira, možete jednostavno donijeti ovu ili onu informaciju slušatelju. Pokušajte izbjeći miješanje tipa informacija s drugima. Ako je cilj obavijestiti sugovornika, nema potrebe pokušati ga naučiti, zaraziti se njegovim entuzijazmom ili ući u sukob. U ovom slučaju, potrebno je da je prezentacija bila razumljiva - za to, pokušajte se prilagoditi sugovorniku i sve objasnite pomoću primjera koji su njemu jasni.

Većina važnih pitanja koja se odnose na profesionalne aktivnosti, odlučeno je da se odluči u procesu osobne komunikacije. Za društvene i otvorene ljude koji znaju pravilno prezentirati bilo koju informaciju (gestama, izrazima lica i intonacijom), ovo je više nego minus. U osobnoj poslovnoj komunikaciji sadržaj rasprave nema ključnu ulogu, najvažnije je uspostaviti kontakt i ispravno iznijeti naš stav.

Osobna komunikacija može se sastojati od prilično dugih monologa ili, obrnuto, manje ili više kratkih fraza. Zapravo, iu drugom slučaju, vrlo je važno ne samo prezentirati informacije, kao da pišete sinopsis, nego ih prenijeti određenom sugovorniku, prilagođavajući se njemu. Prije pregovora napišite ključne točke o kojima želite razgovarati. ali nikada ne pamtite govor - potrebno je promijeniti karakter naracije, slijed, primjere (ovisno o reakciji slušatelja).

Isto tako, morate raditi s intonacijom i gestama. Ako izgubite pažnju sugovornika, učinite ga emocionalnijim. Ako osjećate neželjeno sučeljavanje s partnerom, pokušajte kopirati položaje i geste te osobe. Vrlo je važno ne djelovati nepotrebno suzdržano, jer će inače prikazivanje informacija biti dosadno, a vi ćete ostaviti dojam nesigurne osobe.

Tijekom osobnog razgovora često se mora spontano donositi teške odluke. Ako se u procesu pregovora ne dotaknu teme koje ste očekivali, vrlo je važno ostati mirna. Pokušajte ne reagirati na probleme s prekomjernom anksioznošću, uvijek reagirajte mirno. Ako ne možete odmah odrediti koju odluku donijeti, uvijek možete uzeti vremena da razmislite i odmjerite sve prednosti i nedostatke u opuštenoj atmosferi.

Mnoga se pitanja sada rješavaju putem telefona. Obično su to manja objašnjenja o bilo kakvim informacijama ili organizacijskim pitanjima: na primjer, prilikom telefonskog poziva, kolege često navode imena i točne brojeve, određuju sastanke, daju ili primaju zadatke. Dugi telefonski razgovori obično se odvijaju samo u slučajevima gdje se nije moguće osobno sastati., Istodobno, video pozivi koji imaju svoje specifičnosti sve više se koriste za potpuniju komunikaciju.

Za uspješan telefonski razgovor, koji utječe na radne trenutke, morate uzeti u obzir sljedeće nijanse:

• Ako zovete nekoga, važno je pitati je li pogodno da osoba sada razgovara. Pozivanje nakon radnog vremena u većini korporacija nije prihvaćeno za bonton (osim ako nije postojao poseban sporazum).
• Imajte na umu da može doći do interferencije s vezom - ili smetnje u vanjskom zvuku mogu ometati razgovor. Tijekom telefonskog razgovora važno je govoriti što je moguće jasnije, a ne prebrzo.
• Izgradite svoj govor tako da bude što je moguće specifičniji i da ga doživljavate točno onako kako ste namjeravali. U procesu osobne komunikacije, izrazi lica i geste igraju vrlo važnu ulogu - to omogućuje bolje razumijevanje sugestija, nedorečenosti i skrivenih motiva sugovornika. Kada razgovarate telefonom, vi ste uskraćeni za ovu priliku.
• Pokušajte što je moguće kraće razgovarati o potrebnim problemima na telefonu. Za složene pregovore ili dvosmislene rasprave, telefonski razgovor je rijetko prikladan, pa je važno predstaviti samo najvažnije. Pojedinosti se bolje raspravljaju osobno ili pomoću videa.

Video pozivi u modernoj korporativnoj kulturi sada počinju češće koristiti. Prvo, pomažu u održavanju kontakata s partnerima iz različitih zemalja i što učinkovitije pregovaraju. Drugo, mnogi ljudi sada rade daljinski od kuće, a videopozivi olakšavaju rješavanje problema.

Ako se suočavate s takvim poslovnim razgovorima, važno je napomenuti sljedeće:

• Vaš će izgled imati veliku razliku. Čak i ako ste kod kuće, pokušajte se oblačiti poslovno.
• Pronađite mjesto u kući gdje će pozadina biti više ili manje neutralna. Ako se u pozadini nalazi kuhinja, televizor koji radi ili se igraju djeca, to može utjecati na poslovne probleme.
• Mnogi sada koriste slušalice, ali vrijedi se prisjetiti: dopuštaju vam da bolje čujete sugovornika, ali ne jamčite da vas druga osoba dobro čuje ako govorite kroz buku. Ako rješavate korporativne probleme od kuće, pitajte svoju obitelj za tišinu ili samo sjedite u zasebnoj sobi.
• Prije kamere posebno je važno kontrolirati vlastite geste i izraze lica. Često postoje problemi s vezom, slika se može polako učitati, a pažnja se može usredotočiti na sve neuspješne izraze lica.
• Ako razgovarate o ozbiljnim problemima koji zahtijevaju prisutnost zapisa ili dokumentacije pred očima, pripremite sve to unaprijed (prije poziva) i pošaljite potrebne materijale sugovorniku.

Mnoga pitanja u organizacijama sada se rješavaju korespondencijom. Jedna od prednosti takve poslovne komunikacije je strukturirana informacija. Ako u procesu žive komunikacije ne možete obratiti pozornost na određene točke koje su važne za sugovornika (ili jednostavno zaboraviti potrebne informacije), u snimljenom obliku možete uzeti u obzir sve nijanse.

Ako puno komunicirate s kolegama i dopisnicima, vrlo je važno biti u stanju ispravno pisati. Uređivači teksta ne ispravljaju ispravno gramatičke pogreške, pa se ne biste trebali u potpunosti oslanjati na njih - ako niste sigurni u riječ, provjerite svoj rječnik. Budite oprezni pri slanju tekstualnih poruka s telefona i tableta - Uz značajku automatskog unosa, vaše riječi mogu biti zamijenjene drugima, a poruka će se jednostavno ispostaviti besmislenom.

Mnogi smatraju da je poslovna korespondencija jednostavniji zadatak od razgovora uživo - zapravo, uvijek postoji vrijeme za razmišljanje o poruci, au procesu stvarnog dijaloga treba odgovoriti spontano. Međutim, mana je u tome što ne dobivate spontanu reakciju od sugovornika, a to je važan psihološki aspekt.

Više informacija o poslovnoj kulturi potražite u nastavku.